Koedoes’s Weblog











{December 17, 2007}   MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

3.1. Konsep Manajemen Proyek

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,

masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan

penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan

dalam model kematangan kemampuan manajement manusia ( a people management

capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan

organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan

melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,

pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

3.1.1. Dasar-Dasar Organisasional

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama

antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai

suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem

maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :

1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah

satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.

2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka

pendek maupun jangka panjang.

3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau

kedudukannya masing-masing.

4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan

(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.

5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk

membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.

6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan

dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.

7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi

keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang

organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja

bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan

tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :

1. tujuan organisasi yang jelas

2. tugas yang dilakukan harus jelas

3. pembagian tugas yang adil

4. penempatan posisi yang tepat

5. adanya koordinasi dan integrasi

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan

manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat

menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas

(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya

bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)

– Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah

ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila

diterapkan dengan benar.

– Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas

sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol

inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.

– Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat

tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan

pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.

2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)

– Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan

mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa

dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan

meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk

meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan

produktivitas.

– Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan

membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan

pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai

standar.

3. Manajemen tingkat atas (strategik)

– Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing

manajer operasional dan manajer tingkat menengah.

– Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak

pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya

adalah pengarahan dan perencanaan.

– Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi

menjalankan tugas dan tujuan organisasi.

– Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahanperubahan

yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui

peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi

perusahaan-perusahaan pesaing).

3.2. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan

dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang

baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang

diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen

puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari

manajemen puncak tersebut.

3.2.1. Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh

manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih

kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang

lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

3.2.2. Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhankebutuhan

fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari :

perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang

(periode sampai 5 tahun).

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,

departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

3.2.3. Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses

utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,

umur ekonomis, peraturan yang berlaku)

Menetukan prioritas proyek-proyek sistem

Membuat laporan perencanaan sistem

Meminta persetujuan manajemen

1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan

yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)

Mengumumkan proyek pengembangan sistem

1. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling

layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :

Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem

Melakukan studi kelayakan

Menilai kelayakan proyek sistem

Membuat usulan proyek sistem

Meminta persetujuan manajemen

3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam

pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat

dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi

dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,

lingkungan) yang mempengaruhinya.

Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan

pilihan sebagai berikut :

– Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek

– Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama

– Menggunakan teknik dekomposis

– Menggunakan satu atau lebih model empiris

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian

yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang

diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1. Grafik Gantt

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas

(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif

tugas-tugas yang dikerjakan.

2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang

kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan

jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah

dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :

– Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas

– Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis

– Mudah menentukan waktu kendur

3. Penjadwalan proyek berbasis komputer

menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.

Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer

Associates’ CA-Super Project.

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku

yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis

dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.

2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan

mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).

3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk

mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang

dikaitkan dengan penggunaan produk.



Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

et cetera
%d bloggers like this: